Een training over Microsoft Teams. Een inspiratiesessie over Copilot. Of medewerkers uitleggen hoe ze SharePoint en OneDrive gebruiken. Het kunnen allemaal onderdelen zijn van adoptie. Maar dat betekent niet dat iedere organisatie hetzelfde nodig heeft. Sterker nog: volgens onze adoptieconsultant Mariska bestaat standaard adoptie helemaal niet.
“Het startpunt is eigenlijk altijd hetzelfde: een gesprek. Maar wat daarna nodig is, verschilt per organisatie.”
Want voordat je bepaalt welke training, begeleiding of actie nodig is, is een andere vraag veel belangrijker: wat wil je als organisatie bereiken?
Niet beginnen bij de oplossing
De aanleiding voor zo’n gesprek verschilt. Soms ziet Nedvice mogelijkheden om een organisatie verder te helpen. Soms komt de vraag rechtstreeks vanuit een klant.
‘We willen aan de slag met Copilot.’, ‘Onze medewerkers halen nog niet alles uit Microsoft 365.’, ‘We willen beter samenwerken in Teams.’ Wanneer gebruiken we eigenlijk SharePoint en wanneer OneDrive?’. Het zijn herkenbare vragen. Maar de oplossing is niet automatisch een training over de technologie waarnaar wordt gevraagd.
“Als een organisatie bijvoorbeeld met Copilot aan de slag wil, maar medewerkers het verschil tussen SharePoint, OneDrive en Teams nog niet goed kennen, dan is Copilot misschien niet de meest logische eerste stap.”
Daarom kijkt Mariska eerst naar de situatie achter de vraag. Wat wil de organisatie bereiken? Waar lopen medewerkers tegenaan? Hoe werken zij nu? En wat is er nodig om vanuit die situatie verder te komen? Pas daarna ontstaat een passend adoptieadvies.
Een adoptietraject hoeft geen training te zijn
Bij adoptie wordt al snel gedacht aan trainingen. En soms is een training inderdaad precies wat nodig is. Maar lang niet altijd. Een adoptietraject kan ook bestaan uit een inspiratie dag, advies, korte informatiemomenten, begeleiding op afstand of juist een creatieve actie om medewerkers zelf in beweging te krijgen.
Mariska: “Niet iedere organisatie zit te wachten op iedere maand een training waarbij medewerkers een dag niet kunnen werken. Misschien wil een organisatie juist veel zelf doen, maar wel met begeleiding. Dat kan ook.”
Ook tijd, capaciteit en budget spelen daarin mee. De vraag blijft steeds hetzelfde: wat willen we bereiken en welke aanpak past daarbij? Dat levert soms oplossingen op die je misschien niet direct onder ‘adoptie’ zou scharen. Een puzzelopdracht. Een wekelijks inbelmoment. Of juist een collega van de Servicedesk die langsloopt omdat de behoefte eigenlijk veel meer bij praktische werkplekhulp ligt.
Juist daarom bestaat er volgens Mariska geen standaardaanpak.
Soms is een ICT-vraag helemaal geen ICT-probleem
Dat wordt misschien nog duidelijker wanneer organisaties vragen hoe ze bepaalde technologie het beste kunnen gebruiken. Wanneer stuur je bijvoorbeeld een e-mail? Wanneer gebruik je Teams? Wanneer bel je iemand? En wanneer loop je gewoon even langs? Daar bestaat geen universeel ICT-antwoord op.
Mariska: “Het zou natuurlijk prachtig zijn als ik gewoon kon zeggen: je moet altijd bellen. Maar zo werkt het niet.”
Wat vaak ontbreekt, zijn niet de juiste functionaliteiten, maar onderlinge afspraken. Wat verwachten collega’s van elkaar? Binnen hoeveel tijd reageer je op een e-mail? Welk kanaal gebruik je voor een urgente vraag? Gebruik je Teams of WhatsApp? Wanneer bel je?
Door daar als organisatie samen afspraken over te maken, ontstaat rust. Medewerkers weten beter wat ze van elkaar kunnen verwachten en hoeven niet voortdurend zelf te bepalen welk communicatiemiddel op dat moment het beste is.
En daar zit een belangrijk inzicht achter: Niet ieder probleem dat zichtbaar wordt in ICT, los je op met ICT. De technologie moet uiteindelijk ondersteunen hoe een organisatie wil werken. Niet andersom.
Adoptie gaat uiteindelijk over gedrag
Voor Mariska werd dat tijdens een van haar sessies heel concreet. Een medewerker vertelde dat hij regelmatig geconcentreerd aan het werk was wanneer er een e-mail binnenkwam. Nog voordat hij de kans had gehad om te antwoorden, stond dezelfde collega naast zijn bureau: hij had inmiddels ook al twee keer gebeld en wilde direct antwoord.
Zijn frustratie leek op het eerste gezicht misschien te gaan over e-mail, bellen en de verschillende communicatiemiddelen. Maar het probleem zat ergens anders.
“Mijn reactie was: dit is geen ICT-probleem. Dit gaat over gedrag en de afspraken die je met elkaar maakt.”
En precies daar raakt adoptie aan veel meer dan alleen technologie. Je kunt medewerkers uitleggen waar de chatfunctie in Teams zit. Maar daarmee heb je nog niet afgesproken wanneer je verwacht dat iemand daarop reageert. Je kunt uitleggen hoe SharePoint werkt, maar daarmee gebruikt een team het nog niet automatisch op dezelfde manier.
Technologie aanbieden is één ding. Zorgen dat mensen begrijpen waarom, wanneer en hoe ze die technologie gebruiken, is iets anders.
Even puzzelen kan soms meer doen dan nóg een training
Dat betekent ook dat adoptie best wat creatiever mag. Een van de manieren waarop Mariska medewerkers probeert te activeren, is bijvoorbeeld met puzzelopdrachten. Niet alleen om kennis te testen, maar vooral om gesprekken tussen collega’s op gang te brengen.
“Iemand zegt bijvoorbeeld: ‘Ik doe dat altijd zo.’ Waarop een collega reageert: ‘Waarom doe je dat eigenlijk zo? Dit kan veel makkelijker.’” En juist dat gesprek is waardevol.
Veel organisaties hebben in korte tijd allerlei digitale hulpmiddelen in gebruik genomen. Zeker tijdens de coronaperiode moesten medewerkers ineens vanuit huis werken en zelf hun weg vinden in nieuwe systemen. Iedereen ontwikkelde daarin zijn eigen werkwijze. Wat toen werkte, kan inmiddels een gewoonte zijn geworden. Ook als er ondertussen een makkelijkere manier bestaat.
Door medewerkers samen opdrachten te laten uitvoeren, ontstaat een laagdrempelige aanleiding om werkwijzen te vergelijken, elkaar iets te leren en bestaande gewoontes opnieuw te bekijken.
Het uiteindelijke doel is dan ook niet dat iedereen de puzzel goed heeft. Het doel is dat medewerkers elkaar daarna makkelijker blijven helpen.
Je weet niet wat je niet weet
En daar zit tegelijkertijd een van de lastigste onderdelen van adoptie. Medewerkers zijn zich namelijk lang niet altijd bewust van de manier waarop ze werken. Een handeling die iedere dag vijf minuten kost, voelt misschien volkomen normaal. Een omslachtige werkwijze kan jarenlang onderdeel zijn van een routine, simpelweg omdat iemand niet weet dat het anders kan.
“Je weet niet wat je niet weet. En juist daar doorheen prikken is soms superlastig.”
Het liefst zou Mariska daarom soms letterlijk binnen een organisatie meelopen. Kijken hoe mensen werken, waar ze tegenaan lopen en welke handelingen zo vanzelfsprekend zijn geworden dat niemand ze meer ter discussie stelt. Want pas als je begrijpt hoe mensen daadwerkelijk werken, kun je bepalen waar verandering waarde toevoegt.
Jong betekent niet automatisch digitaal vaardig
Een andere aanname die Mariska graag uit de wereld helpt: jonge medewerkers kunnen nieuwe technologie vanzelf wel efficiënt gebruiken. In de praktijk ziet ze iets anders.
Nieuwe medewerkers komen binnen en krijgen toegang tot Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook en allerlei andere systemen die binnen een organisatie worden gebruikt. Vervolgens wordt soms aangenomen dat zij wel weten hoe alles werkt, simpelweg omdat ze jong zijn.
Maar digitaal opgroeien is iets anders dan begrijpen hoe een digitale werkomgeving is ingericht. Zeker wanneer iemands vak helemaal niet om ICT draait. Denk aan medewerkers in de zorg, het onderwijs of andere vakgebieden waarin de computer vooral een middel is om het echte werk te kunnen doen.
Basiskennis en duidelijke afspraken blijven daarom belangrijk. Ongeacht leeftijd.
Goede ICT begint óók bij mensen
Wat Mariska zelf misschien nog het meest heeft verrast, is hoeveel behoefte organisaties hebben aan dit soort gesprekken. Niet alleen aan uitleg over technologie, maar juist aan iemand die helpt om de vertaalslag te maken naar medewerkers en hun dagelijkse werk.
“Ik heb in mijn ICT-carrière van technologie mensenwerk gemaakt. Voor mij is die vertaling van ICT naar mensen eigenlijk wat ik altijd al leuk vond.”
En misschien vat dat ook wel samen waarom adoptie volgens ons een vast onderdeel van goede ICT-dienstverlening zou moeten zijn. Want een technisch perfecte omgeving heeft pas echt waarde als medewerkers ermee kunnen én willen werken.
Daarom begint adoptie bij Nedvice niet met een standaard training of vast programma. We beginnen met luisteren. Wat wil je bereiken? Waar lopen medewerkers tegenaan? Wat past bij de organisatie? En welke verandering is daarvoor daadwerkelijk nodig? Soms is het antwoord een training. Soms begeleiding. Soms een creatieve opdracht.
En soms blijkt een ICT-vraagstuk helemaal geen ICT-oplossing nodig te hebben.
Samen kijken wat wél werkt?
Loop je binnen jouw organisatie tegen een digitaal vraagstuk aan en merk je dat medewerkers niet vanzelf meekomen in een verandering? We denken graag mee over een aanpak die past bij jouw organisatie en medewerkers.
Plan een vrijblijvend gesprek in en ontdek wat Nedvice voor jouw organisatie kan betekenen.
