Ronduit Onderwijs is een scholengemeenschap met 18 locaties voor basisonderwijs en 9 locaties voor speciaal onderwijs. (Samen)werken gebeurde nog met Office 2013 en in een verouderde SharePoint-omgeving. De hoogste tijd om over te gaan naar een moderne en veiligere manier van samenwerken met Microsoft 365.
Onderzoek behoeften medewerkers
Alle ondersteuning rondom ICT en digitale geletterdheid wordt verzorgd door het ICT-loket: een samenwerking op het gebied van ICT door de besturen Ronduit en ISOB. Dit team bestaat uit zes medewerkers met Josephine Mettendaf aan het hoofd. “We zijn dit project gestart met een onderzoek naar de behoeften van onze medewerkers. Hieruit bleek dat er te veel werd gemaild en dat het online samenwerken niet soepel liep. Kortom, er was sprake van gebruikersongemak. Deze uitkomsten gaven ons richtlijnen voor de inrichting van de nieuwe omgeving.”
Keuze voor Nedvice
Josephine: “We kunnen veel zelf en hebben ook de beschikking over technisch onderlegde mensen, maar dit was een enorme klus voor de medewerkers van het ICT-loket. We werkten al projectmatig samen met Nedvice, maar voor dit project hebben we ons breder georiënteerd. Na een vergelijking van meerdere IT-partijen, kwamen we toch weer bij hen uit. Het contact beviel ons goed en ze hadden een beter en duidelijker plan. Dus zijn we ook voor dit project met Nedvice aan de slag gegaan.”
De overstap naar Microsoft 365
Er moest veel gebeuren: er werden nieuwe laptops uitgegeven die allemaal de juiste apps moesten krijgen. Ook kwamen er nieuwe dockingstations, zodat een medewerker op iedere werkplek zijn of haar eigen laptop kan gebruiken. De laptops en dockingstations werden allemaal gekoppeld aan de nieuwe Microsoft 365-omgeving met Teams en SharePoint.
Iedere school kreeg bovendien een gepersonaliseerde SharePoint-site in de eigen huisstijl. Ook is de navigatie op de sites aangepast. Deze is nu veel gebruiksvriendelijker, zodat medewerkers sneller kunnen vinden wat ze nodig hebben. SharePoint heeft nu echt de look-and-feel van een website. Verder is SharePoint via HelloID gekoppeld met het HR-systeem voor een automatisch in-, door- en uitstroomproces. Een medewerker krijgt zo direct de juiste rollen en rechten toegewezen.
Tot slot werd er bij elk uitrolmoment aandacht besteedt aan het adoptieproces. Zo verzorgden het ICT-loket en Nedvice verschillende trainingen over de nieuwe omgeving. Hoe werkt het moderne Office-pakket precies, waarom zou ik de chat gebruiken in Teams en waar staat alles in SharePoint? “Na zo’n training merkte je dat medewerkers veel beter wegwijs waren in de nieuwe omgeving en meer vertrouwen hadden in het systeem”, geeft Josephine aan.
Teams: dé plek om de dag te starten
Josephine: “Verandering heeft altijd even tijd nodig, maar de eerste school die live ging, is helemaal thuis in de nieuwe omgeving. Alles wat onze medewerkers nodig hebben voor hun werk is nu geïntegreerd in Teams. Hier vinden ze documenten, de agenda en chat. Ze kunnen zelfs SharePoint benaderen in Teams. We mailen minder, slaan niets meer lokaal op en werken efficiënter samen. Bovendien is de nieuwe omgeving goed beveiligd, we werken natuurlijk met gevoelige persoonsgegevens.”
“Verder is alles wat Nedvice heeft gedaan goed gedocumenteerd in IT Glue”, vervolgt Josephine. “Dat maakt het beheer van deze nieuwe omgeving een stuk eenvoudiger en zorgt er ook voor dat we hier zelf scherper op zijn. Met goede documentatie borg je je IT-processen en ben je niet meer afhankelijk van de kennis in iemands hoofd of van een externe partij.”
Collegiale samenwerking met Ronduit Onderwijs
Vanuit Nedvice was project engineer Mike Schoenmaker nauw betrokken bij de uitrol van de nieuwe Microsoft 365-omgeving. “Ronduit Onderwijs en Nedvice zijn buren en dat is kenmerkend voor onze samenwerking. Ik kan daar altijd binnenlopen en het contact met Josephine en haar collega’s is laagdrempelig. Het project verliep soepel, ook vanwege de goede voorbereiding door Ronduit Onderwijs. Ze hadden bijvoorbeeld alle hardware al klaargezet toen ik bij de scholen langsging. Ronduit een fijne samenwerking!”
“De medewerkers van Nedvice voelen meer als collega’s, dan als externen.”
Josephine Mettendaf – hoofd ICT bij Ronduit Onderwijs
Vertrouwen in Nedvice
Josephine: “Ook ik ervaar de samenwerking met Nedvice als heel positief. Er is altijd ruimte om samen het gesprek aan te gaan, ook als er even iets niet zo lekker loopt. Het is een fijn team waarop ik kan vertrouwen. Zo gaan we Microsoft 365 ook uitrollen bij een andere scholengemeenschap. Toen ik niet bij een pilot kon zijn, heb ik dit aan de projectleider van Nedvice overgelaten. Zij pakte dit vervolgens voortvarend aan en zorgde ervoor dat alles werd geregeld. Met zo’n fijne samenwerking weet ik zeker dat alles goed komt.”